LEI Nº 5.577, DE
02 DE JUNHO DE 2011
Dispõe sobre a política municipal de arquivos públicos e
privados, cria o Sistema Municipal de Arquivos (SIMARQ) e o Conselho Municipal
de Arquivos (COMUARQ), estabelece normas de avaliação, organização, higienização
e acondicionamento dos acervos arquivísticos públicos, institui procedimentos para eliminação de
documentos públicos e dá outras providências.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE JACAREÍ,
USANDO DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE SÃO CONFERIDAS POR LEI, FAZ SABER QUE A CÂMARA
MUNICIPAL APROVOU E ELE SANCIONA E PROMULGA A SEGUINTE LEI:
Art. 1º Esta
Lei regulamenta a política municipal de arquivos públicos e privados, criando
mecanismo de controle e gestão dos documentos públicos e privados, sendo
aplicável a todos os órgãos da Administração Municipal direta, indireta e fundacional, sendo aplicável também às pessoas físicas e
jurídicas de direito privado que mantenham acervos arquivísticos
no Município de Jacareí.
CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º É dever da Administração Pública Municipal racionalizar a produção e
gestão documental, bem como os sistemas de informação, organizando os arquivos
municipais de modo a garantir a eficiência e publicidade dos atos
administrativos.
Art. 3º Todos têm direito a receber
dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse
coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Município, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.
Parágrafo Único. A
Administração Municipal franqueará a consulta aos documentos públicos na forma
da Lei.
Art. 4º Para os efeitos desta
Lei, ficam assim definidas as seguintes expressões:
I –
arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos diversos órgãos
da Administração Municipal direta, indireta e fundacional,
qualquer que seja o suporte da informação ao a natureza dos documentos;
II – arquivos correntes: são aqueles
constituídos pelos documentos vigentes, frequentemente
consultados, que devem localizar-se junto às unidades produtoras desses
documentos;
III –
arquivo histórico: é aquele constituído pelos documentos destinados à guarda
permanente, providos de valor mediato por força do vigor de suas informações
para a eficiência e eficácia da ação administrativa, como testemunho, prova,
garantia de direitos, fonte de pesquisa e memória da Administração e de toda a
coletividade;
IV –
arquivo intermediário ou geral: é aquele constituído de documentos que, embora
ainda não tenham esgotado seus prazos de vigência, prescrição ou precaução, não
são mais objeto de consultas frequentes, podendo ser
mantidos longe da unidade produtora enquanto aguardam a destinação final;
V –
arquivo público: é o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados,
em processo natural, por órgãos públicos do município, em decorrência de suas
funções, ou ainda, das instituições de caráter de público e entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos, no exercício de suas atividades;
VI –
avaliação de documentos: é a atividade interdisciplinar que consiste em
identificar o valor imediato e mediato dos documentos, analisar
o ciclo de vida e definir a destinação final, que tanto pode ser a eliminação
quanto a guarda permanente;
VII – documento de valor mediato: é o
documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução
definidos na Tabela de Temporalidade, devem ser conservados definitivamente por
força do vigor de suas informações para a eficiência e eficácia da ação
administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa
e memória;
VIII –
documento de valor imediato: é o documento que, esgotados os prazos de
vigência, de prescrição e de precaução definidos na Tabela de Temporalidade,
pode ser eliminado sem prejuízo para o interesse público;
IX – documentos de arquivo: são todos os
registros de informação, quaisquer que sejam seus suportes
materiais, que são produzidos no exercício de competências, funções e
atividades de uma instituição, e que são acumulados em processo natural,
decorrente desse exercício;
X – gestão de documentos: o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
XI – prazo de precaução: é o intervalo de
tempo durante o qual uma instituição guarda o documento por precaução, antes de
sua eliminação ou recolhimento definitivo;
XII – prazo de prescrição: é o intervalo
de tempo durante o qual o Município, ou qualquer interessado, podem fazer valer
os direitos que lhes assistem, invocando a tutela jurisdicional;
XIII – prazo de vigência: é o intervalo de
tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção;
XIV – Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ:
é o conjunto de arquivos da administração pública municipal, direta, indireta e
fundacional, independentemente da posição que ocupam
nas respectivas estruturas administrativas, que devem funcionar de modo
integrado e articulado na consecução de objetivos comuns, sob uma única
coordenação;
XV –
Tabela de Temporalidade: é o instrumento arquivístico,
oficializado por Decreto, que indica as séries documentais produzidas em cada
unidade da instituição, identifica os prazos de vigência, de prescrição e de
precaução para os documentos públicos municipais, em função de valores legais,
fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais,
estabelece a sua destinação final, isto é, a eliminação ou guarda permanente e
define prazos para a eliminação, transferência e recolhimento dos documentos;
XVI – valor do documento: é o valor, que
tanto pode ser classificado como imediato quanto como mediato, variando segundo
o vigor informativo do documento, o teor, caráter probatório
e alcance temporal;
XVII – fidedignidade: capacidade do
documento de servir de prova de crédito, referindo-se à autoridade e a
fiabilidade do documento de arquivo enquanto prova;
XVIII – acessibilidade: facilidade
no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital;
XIX – acondicionamento: ato ou efeito de
embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio;
XX – análise funcional: descrição hierárquica
das funções, atividades e transações da organização;
XXI – armazenamento: ato ou efeito
de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim;
XXII – arquivo digital: modalidade
de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza
algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a
integridade do documento;
XXIII – assinatura eletrônica:
geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados,
adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente
à assinatura manual do indivíduo;
XXIV – autenticação: ato ou efeito de atestar
que um documento é verdadeiro ou que uma cópia reproduz fielmente o original,
de acordo com as normas legais de validação;
XXV – organização: a
utilização de técnicas arquivísticas para
classificação, arranjo e descrição de documentos;
XXVI – transferência: a passagem de documentos de um arquivo corrente
para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final, que
consiste na eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
XXVII – recolhimento: a
entrada de documentos para guarda permanente na instituição arquivística
pública, após processo de avaliação;
XXVIII - higienização:
técnica de conservação, a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos,
com vistas à sua preservação;
CAPÍTULO II – DA ESTRUTURA DA POLÍTICA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
SEÇÃO I - DO SISTEMA MUNICIPAL DE
ARQUIVOS
Art. 5º O Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ, tem por finalidade implementar a política municipal de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos do
arquivo.
Parágrafo Único. O Sistema
Municipal de Arquivos tem como órgão central o COMUARQ.
Art. 6º Integram o SIMARQ:
I – o Arquivo Público
Municipal, que subdivide-se em:
a) arquivos do Poder Executivo;
b) arquivos da Administração Municipal Indireta e Fundacional;
c) Arquivo Público e Histórico do Município de Jacareí;
II – os arquivos
privados declarados de interesse público e social;
III – o Conselho Municipal de Arquivos – COMUARQ;
IV – a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
Art. 7º Compete aos integrantes do sistema:
I – promover a gestão,
a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência,
em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II – disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;
III – implementar a racionalização das
atividades arquivísticas, de forma a garantir a
integridade do ciclo documental;
IV – garantir a guarda
e o acesso aos documentos de valor permanente;
V – apresentar
sugestões ao órgão central para aprimoramento do Sistema;
VI – prestar informações sobre suas atividades ao órgão central;
VII – apresentar subsídios ao órgão central para a elaboração dos
dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento à implementação
da política municipal de arquivos públicos e privados;
VIII – promover a
integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX – propor ao órgão
central os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e
social;
X – comunicar ao órgão
central, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico municipal;
XI – colaborar na
elaboração de cadastro municipal de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII – possibilitar a
participação de especialistas nas câmaras técnicas e comissões especiais
constituídas pelo COMUARQ;
XIII – proporcionar
aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo
constante atualização.
Art. 8º Os integrantes do Sistema seguirão as diretrizes e normas emanadas
do órgão central, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
SEÇÃO
II – DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art. 9º O Arquivo Público Municipal é composto dos conjuntos dos seguintes
documentos:
I – produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito municipal, sejam da Administração
direta, indireta ou fundacional, em decorrência de
suas funções;
II – produzidos e
recebidos por agentes do Poder Público Municipal, no exercício de seu cargo
e/ou função;
III – produzidos e
recebidos por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam ao regime
jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei.
Parágrafo Único. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas neste artigo compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos
produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 10 Os documentos públicos
integrantes do Arquivo Público Municipal são identificados como:
I –
correntes, ou seja, aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação constituam
objeto de consultas frequentes;
II – intermediários, ou seja, aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente;
III – permanentes, ou seja, o conjunto de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Parágrafo Único. Os documentos públicos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
Art.
§ 1º Em caso de desestatização, parcial ou total, o recolhimento de que
trata este artigo constituirá cláusula específica de edital.
§ 2º Para efeito do disposto neste artigo, em caso de desestatização,
as concessionárias ou as permissionárias providenciarão, em conformidade com as
normas arquivísticas de identificação, classificação
e avaliação do acervo arquivístico, emanadas pelo
COMUARQ.
§ 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda do
órgão desestatizado, enquanto necessários ao desempenho
de suas atividades.
SEÇÃO III – DAS CATEGORIAS
DE ARQUIVOS
SUBSEÇÃO I – DOS ARQUIVOS
CORRENTES
Art. 12 Os arquivos públicos municipais identificados como correntes
serão mantidos junto às unidades de trabalho produtoras ou recebedoras destes
documentos, que incumbir-se-ão da guarda inicial
desses documentos, ainda que, após solucionados, sejam objeto de consultas frequentes.
Art. 13 Aos arquivos correntes, integrantes do Sistema Municipal de
Arquivos - SIMARQ, subordinados às respectivas secretarias, autarquias,
fundações de Jacareí, competem:
I – participar do planejamento racional da produção e tramitação
de documentos;
II - participar do processo de avaliação de documentos;
III – manter
organizados, de acordo com critérios arquivísticos
adotados internacionalmente, os conjuntos documentais definidos como correntes;
IV – garantir a rapidez
de acesso aos documentos e informações, em prol da eficiência administrativa;
V – zelar pela
conservação e pelo controle do acervo arquivístico
acumulado na respectiva área;
VI – cumprir os prazos
estabelecidos nas tabelas de temporalidade, responsabilizando-se pelos
encaminhamentos para transferências e eliminações na forma desta Lei.
SUBSEÇÃO II – DOS ARQUIVOS
INTERMEDIÁRIOS
Art. 14 Os arquivos públicos municipais identificados como intermediários
serão custodiados pelo Arquivo Intermediário Central, subdivisão do Arquivo
Público Municipal, que se divide em unidades setoriais de arquivamento
intermediário.
Parágrafo Único. Ao Arquivo Intermediário Central, que no âmbito do Executivo
Municipal estará vinculado à Secretaria de Administração e Recursos Humanos,
incumbe a guarda temporária de documentos vindos do arquivo corrente ou de
unidades setoriais de arquivamento intermediário, aguardando a destinação
final.
Art. 15 Aos arquivos intermediários, integrantes do Sistema Municipal de
Arquivos – SIMARQ, na forma desta Lei, competem:
I – participar do
processo de avaliação de documentos;
II – manter organizado
o acervo arquivístico sob sua responsabilidade,
colocando-o à disposição da entidade produtora e para fins de pesquisa;
III – controlar
empréstimos e devoluções, responsabilizando-se pela integridade do acervo que
custodia;
IV – representar, por
amostragem, os documentos elimináveis seguindo os critérios indicados em
tabelas de temporalidade;
V – proceder a
eliminação dos documentos, nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade,
incumbindo-se da elaboração de instrumentos de registros e controles
equivalentes;
VI – encaminhar ao
Arquivo Público Municipal, através de relações de remessa, conforme calendário,
os documentos representativos da amostragem e os de valor probatório,
informativo e cultural, considerados de guarda permanente no momento da
avaliação;
VII – inventariar a
documentação antes do recolhimento permanente.
SEÇÃO IV – DO ARQUIVO
HISTÓRICO DE JACAREÍ
Art. 16 Os arquivos públicos municipais identificados como permanentes, serão custodiados pela Fundação Cultural de Jacarehy “José Maria de Abreu”, constituindo subdivisão do
Arquivo Público Municipal.
Art. 17 Fica preservado o Arquivo Público e Histórico do Município de
Jacareí – A.P.H.M.J., vinculado à Fundação Cultural
de Jacarehy – José Maria de Abreu, criado pela Lei
n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999.
Art. 18 O A.P.H.M.J. é
constituído de conjuntos documentais definidos como de terceira idade, de valor
permanente, histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente
preservados.
Art. 19 Consideram-se, obrigatoriamente, de valor e guarda permanente os documentos consubstanciados em todo
procedimento do qual resultem:
I – atos de criação,
constituição ou extinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos,
estatutos, portarias e resoluções;
II – atos relativos ao
patrimônio imobiliário;
III – atos que reflitam
a organização da administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e
regulamentos;
IV – atos que reflitam
o desenvolvimento da atividade-fim como:
a) planos, projetos, estudos e programas;
b) convênios, ajustes e acordos;
c) atas e relatórios de departamentos ou unidade equivalente e de
nível superior;
d) séries documentais completas produzidas no exercício da
atividade-fim;
e) correspondência relativa à atividade-fim das unidades da
superior administração.
V – atos relativos à
administração pessoal como:
a) planos de salários e benefícios;
b) criação, classificação, reestruturação ou transformação de
carreiras e cargos;
c) política contratual.
Parágrafo Único. São também de valor e guarda permanente os documentos:
I – legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência
administrativas, como orientações, instruções, despachos normativos e pareceres
jurídicos;
II – de divulgação, como cartazes, folhetos, boletins, cadernos,
revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar a
garantido sua transferência para o A.P.H.M.J.;
III – que contenham valor artístico e cultural, com vinhetas,
iluminuras, caligrafias especiais e ortografias antigas;
IV – de registro da memória do Município e testemunho do seu
cotidiano, sejam visuais ou sonoros, independente da natureza de seu suporte,
como fotografias, filmes, fitas, vídeos, relativos à obras, eventos,
atividades, manifestações culturais e populares.
Art. 20 Dos documentos de guarda temporária, que contém informações
repetitivas e refletem apenas o cotidiano da administração, serão
conservadas amostragem para o acervo do A.P.H.M.J.
Parágrafo Único. As amostragens deverão, necessariamente, registrar alterações de
rotinas administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se
referem.
SEÇÃO V – DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 21 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de
suas atividades.
Art. 22 Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham
documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento municipal
podem ser declarados de interesse público e social.
§ 1º A declaração de interesse público e social de que trata este
artigo não implica na transferência do respectivo acervo para guarda em
instituição arquivística pública, nem exclui a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e preservação do
acervo.
§ 2º Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua
custódia, sujeitando-se à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 23 Compete ao COMUARQ declarar o interesse
público e social de arquivos privados, por iniciativa própria, por solicitação
do proprietário ou detentor do arquivo, ou por indicação de qualquer cidadão ou
instituição.
§ 1º O ato declaratório será antecedido de avaliação técnica procedida por
comissão especialmente constituída pelo COMUARQ.
§ 2º O ato referido no § 1.º será homologado pelo Presidente do
COMUARQ.
§ 3º Da decisão homologatória caberá recurso ao Prefeito Municipal, no
prazo de 30 (trinta) dias, contados de sua ciência.
Art. 24 O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de
interesse público e social deverá comunicar previamente ao COMUARQ a
transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos.
Art. 25 Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental,
nem transferidos para fora do Município.
§ 1º Na alienação desses arquivos o Município exercerá preferência na
aquisição.
§ 2º A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e
social deve ser precedida de notificação ao Município, titular do direito de
preferência, para que se manifeste, no prazo máximo de 60
(sessenta) dias, interesse na aquisição.
Art. 26 Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e social poderão firmar convênios, ajustes e acordos com o
COMUARQ ou com outras instituições, objetivando apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.
Art. 27 O acesso aos documentos de arquivos privados e identificados como
de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu
proprietário ou possuidor.
Art. 28 Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social, poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art.
Art. 30 O COMUARQ, se necessário, editará instruções complementares à
execução desta Lei.
SEÇÃO VI – DO CONSELHO MUNICIPAL DE
ARQUIVOS
Art. 31 Fica criado o Conselho Municipal de Arquivos – COMUARQ, órgão que
tem como finalidade definir a política municipal de arquivos públicos e
privados, bem como exercer orientação normativa visando a
gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 32 Compete ao COMUARQ:
I – estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema
Municipal de Arquivos (SIMARQ), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivos;
II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e
privados com vistas ao intercâmbio e integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III – propor ao Executivo Municipal dispositivos legais
necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política municipal de
arquivos públicos e privados;
IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e
legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos
públicos de âmbito municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das
funções executiva e legislativa;
VI – subsidiar a elaboração de planos municipais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política municipal de
arquivos públicos e privados;
VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos órgãos
da administração direta e indireta;
VIII – estimular a integração e modernização dos arquivos públicos
e privados;
IX – declarar como de interesse público e social os arquivos
privados que contenham fontes relevantes para a história e desenvolvimento
nacionais;
X – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituições que integrem o SIMARQ;
XI – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos
lesivos à política municipal de arquivos públicos e privados;
XII – promover a elaboração do cadastro municipal de arquivos
públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a
arquivos;
XIII – manter intercâmbio com outros conselhos e instituições
cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e
receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XIV – articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores
de políticas nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação
e informática.
Art. 33 O Conselho Municipal de Arquivos (COMUARQ) é presidido por
representante indicado pelo Chefe do Executivo, sendo composto por membros da
administração direta, indireta e sociedade civil, a serem determinados por
Decreto específico.
§ 1º Cada Conselheiro terá um suplente.
§ 2º O mandato dos Conselheiros será de 2
(dois) anos, permitida uma recondução.
Art. 34 O exercício das atividades de Conselheiros é de natureza
relevante e não ensejará qualquer remuneração.
Art. 35 Caberá ao Executivo Municipal prover apoio técnico e
administrativo ao COMUARQ.
Art. 36 O Plenário, órgão superior de deliberação do COMUARQ,
reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo uma vez a cada seis meses e,
extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de
dois terços de seus membros.
§ 1º O COMUARQ terá sede e foro onde for a sede do Arquivo Público
Municipal.
§ 2º As reuniões do Conselho poderão ser convocadas para local fora de
sua sede, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção desta
medida.
Art. 37 O COMUARQ somente se reunirá para deliberação com quorum mínimo
de metade dos Conselheiros, mais o Presidente, porém, com a convocação de todos
os membros.
Art. 38 O COMUARQ, se necessário, constituirá câmaras técnicas e
comissões especiais com a finalidade de elaborar estudos e normas necessárias à
implementação da política municipal de arquivos públicos
e privados e ao funcionamento do SIMARQ.
Parágrafo Único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados por
portaria do Presidente do Conselho, ad
referendum do Plenário, sendo o exercício das atividades por eles
desenvolvidos considerado relevante e não ensejará qualquer remuneração.
Art. 39 O Regimento Interno do COMUARQ será aprovado pelo Plenário.
SEÇÃO VII – DA COMISSÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 40 Será constituída comissão permanente de avaliação de documentos,
que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise,
avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados
pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo os prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação aprovada por Decreto do
Executivo.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela de temporalidade,
serão submetidos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e das
entidades geradoras dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e
destinação daí decorrentes.
Art.
I – elaborar critérios para avaliação dos documentos contidos nas
massas documentais, fundamentados na legislação correspondente e, se o caso, nas
disposições do COMUARQ;
II – iniciar as pesquisas para a formação do Sistema Municipal de
Arquivos, seu órgão gestor, a criação da comissão central de avaliação de
documentos, e se necessário, por grupos setoriais de gestão de documentos;
Art.
Parágrafo Único. A composição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
disposta através de Decreto.
Art.
CAPÍTULO III – DA ORGANIZAÇÃO,
ADMINISTRAÇÃO E PROCEDIMENTOS
SEÇÃO
I – DA ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL
Art.
SEÇÃO
II – DO ACESSO AOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 45 É assegurado o direito
de acesso pleno aos documentos públicos, nos termos da Constituição Federal e
legislação especifica.
Art. 46 Decreto fixará as
categorias de sigilo, nos termos do Decreto Federal nº 4.553, de 27 de dezembro
de 2002, que deverão ser obedecidos pelos órgãos públicos municipais na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja
divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Município, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos
sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Município será restrito por
um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos
sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito
por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.
Art. 47 Poderá o Poder
Judiciário determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
Parágrafo Único.
Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
SEÇÃO III – DA TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Art. 48 Todos os documentos que componham acervos arquivísticos
públicos, nos termos desta Lei, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo
Público Municipal, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação e controle.
Art.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio deverão ser selecionados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo aos prazos de guarda e
destinação estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade, que será aprovada
por Decreto.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da Tabela de Temporalidade
deverão ser avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, devendo os prazos de guarda e destinação daí decorrentes ser
aprovados pelo Arquivo Municipal.
SEÇÃO IV – DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art.
Art. 51 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado
por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de
Documentos.
Art.
I – cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da
unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o
número da folha;
II – quadro contendo os seguintes campos:
a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número
de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem
eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea
anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem
eliminadas em cada conjunto documental;
e) observações complementares úteis ao esclarecimento das
informações contidas nos demais campos.
III – rodapé contendo
local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da
Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete
autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
Art. 53 O Termo de Eliminação de Documentos tem
por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo
conter essencialmente:
I –
data da eliminação;
II –
indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação
relativa à publicação em periódico oficial;
III – nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos
eliminados;IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
V –
referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;
VI –
datas-limite dos documentos eliminados;
VII –
quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII –
nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;
IX –
nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
Art. 54 Os órgãos e entidades que pretendem
proceder à eliminação de documentos, deverão
encaminhar solicitação à Comissão Permanente de Avaliação, responsáveis pela
análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas ao Arquivo Público
Municipal, deverão também elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao
ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo
conter necessariamente as seguintes informações:
I –
cabeçalho contendo:
a) nome
do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;
b)
título, número e ano do edital;
II - desenvolvimento
do assunto tratado contendo:
a) identificação da
autoridade signatária do edital;
b) número e data dos
atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;
c) nome do órgão ou entidade
produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referência aos
conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;
e) prazo para
efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta
e cinco) dias subsequentes à publicação do edital, e
III – encerramento:
a) local e data do
edital;
b) nome, cargo e
assinatura da autoridade citada na alínea ‘a’ do inciso II deste artigo.
Art. 55 Os editais para eliminação de documentos deverão consignar ainda
a possibilidade às partes interessadas de requerem, a suas expensas, o
desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.
Art.
Art. 57 As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta
pelos órgãos e entidades do Poder Público Municipal, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade da
Comissão Permanente de Avaliação, sendo vedada a eliminação de documentos sem
prévia autorização do Arquivo Público Municipal.
CAPÍTULO IV – DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 58 Ficará sujeito à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.
Art. 59
Nos termos da legislação aplicável, fica
autorizado a microfilmagem de documentos arquivados, digitalização ou outras
meios de arquivo, sempre que conveniente.
§ 1º A
critério da autoridade competente, observados os ditames da legislação
aplicável, documentos microfilmados poderão ser eliminados por método de
destruição mecânico ou outro processo adequado que assegure sua desintegração,
nos prazos previstos na tabela de temporalidade.
Art. 60 Sempre que necessário,
havendo dotação consignada para tanto, poderá a administração municipal
contratar serviços especializados para suporte técnico ao processo de arquivo e
eliminação de documentos públicos.
Art. 61 Esta Lei entre em vigor
na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente
a Lei
n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999 e o Decreto
nº 270, de 07 de fevereiro de 2002.
PREFEITURA
MUNICIPAL DE JACAREÍ, 02 DE JUNHO DE 2011.
HAMILTON RIBEIRO MOTA
Prefeito Municipal
Publicada
no Boletim Oficial do Município nº. 746, de
03/06/2011.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal
de Jacareí.
AUTOR: PREFEITO HAMILTON RIBEIRO MOTA.
ANEXO I
LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÓRGÃO/ENTIDADE
UNIDADE/SETOR ÓRGÃO/SETOR: ___________
LISTAGEM Nº:______________
FOLHA Nº:__________________
CÓDIGO OU UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Nº. DO ITEM ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE QUANT.
ESPECIFICAÇÃO OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA
LOCAL/DATA
________ ___/___/___
___________________________
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
LOCAL/DATA
_________, ___/___/___
__________________
PRESIDENTE DA
COMISSÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
LOCAL/DATA
___________, ___/___/___
AUTORIZO:
__________________________
AUTORIDADE DO ÓRGÃO A QUEM
COMPETE AUTORIZAR
ANEXO II
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do mês de
__________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a
Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos
e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo
(titular) do/da (indicar a instituição arquivística),
por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no
(indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do
edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de
documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados),
integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade
produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos
eliminados).
(nome da unidade orgânica
responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
ANEXO III
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CIÊNCIA DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº ______/____
O Presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, designado pelo Decreto nº _____, de
___/___/___, publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___,
de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo
(titular) do(a) (indicar a instituição arquivística),
por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa
interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses,
o número ordinal correspondente) dia subsequente a
data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver
oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação)
eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem
eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do
órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado,
poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias
de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação
e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos do(a) (indicar o órgão ou entidade). (Local
e data)
(Nome e assinatura do Presidente
da Comissão Permanente de Avaliação)