DECRETA:
Art. 1º Fica criado o Grupo
de Trabalho de Gestão de Documentos para dar suporte ao processo de
racionalização de avaliação das massas documentais da Prefeitura Municipal de
Jacareí, bem como a organização de seus arquivos e de seus sistemas de
informação.
Art. 2º A consecução do
objetivo previsto no artigo anterior, deverá atender as seguintes diretrizes:
a)
elaborar critérios para
avaliação dos documentos contidos nas massas documentais, fundamentados na
legislação correspondente;
b)
iniciar as pesquisas para a
formação do sistema municipal de arquivos, seu órgão gestor, a criação da
comissão central de avaliação de documentos e os grupos setoriais de gestão de
documentos.
Art. 3º Para efeito da
aplicação deste decreto, ficam assim definidas as seguintes expressões:
I
– Gestão de Documentos é o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção,
tramitação, uso, avaliação, arquivamento temporário e a destinação final, isto
é, a eliminação ou guarda permanente dos documentos;
II
– Arquivo é o conjunto de
documentos produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por qualquer
órgão público municipal, da administração direta ou indireta, no exercício de
suas competências, funções e atividades, e conservados para servir de
referência, informação, prova ou fonte de pesquisa;
III
– Documentos de Arquivo são todos
os registros de informação, quaisquer que sejam seus suportes materiais, que
são produzidos no exercício de competências, funções e atividades da Administração
Pública Municipal, e que são acumuladas em processo natural, decorrente desse
serviço;
IV-
Série Documental é o conjunto de
documentos resultantes de exercício de uma mesma função ou atividade,
documentos estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução;
V
– Avaliação de Documentos é a
atividade interdisciplinar que consiste em identificar os valores imediato e
mediato dos documentos, analisar seu ciclo de vida e definir sua destinação
final, isto é, sua eliminação ou guarda permanente;
VI
- Valor do Documento é o valor
classificado como imediato ou mediato, que varia segundo o vigor informativo do
documento, seu teor, seu caráter probatório e seu alcance temporal;
VII
– Documento de Valor Imediato é o
documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição, e de precaução
definidos na Tabela de Temporalidade a ele relativa, pode ser eliminado sem
prejuízo para a Municipalidade, para os indivíduos, para a coletividade, para a
memória da Administração ou para a História do Município;
VIII
– Documento de Valor Mediato é o
documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução
definidos na Tabela de Temporalidade a ele relativa, deve ser conservado
definitivamente por força do vigor de suas informações para a eficiência e
eficácia da ação administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos,
fonte de pesquisas e memória da Administração e da coletividade;
IX
– Tabela de Temporalidade é o
instrumento arquivístico, oficializado por decreto, que indica as séries
documentais produzidas em cada unidade municipal; identifica os prazos de
vigência, de prescrição e precaução para os documentos públicos municipais, em
função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais,
históricos ou culturais; estabelece a sua destinação final, isto é, a
eliminação ou guarda permanente e define prazos para eliminação, transferência
e recolhimento dos documentos públicos municipais;
X
– Prazo de Vigência é o intervalo
de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção;
XI
– Prazo de Prescrição é o intervalo
de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar
a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado;
XII
– Prazo de Precaução é o intervalo
de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução,
antes de sua eliminação ou recolhimento definitivo;
XIII
– Sistema Municipal de Arquivos é o
conjunto de arquivos da Administração Pública Municipal, direta e indireta,
independentemente da posição que ocupa nas respectivas estruturas
administrativas, e que devem funcionar de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos comuns, sob uma única coordenação;
XIV
– Arquivos Correntes são aqueles
constituídos pelos documentos vigentes, freqüentemente consultados, e que devem
estar localizados junto as unidades produtoras dos documentos;
XV
– Arquivo Intermediário ou Geral é
aquele constituído de documentos que, embora ainda não tenham esgotado seus
prazos de vigência, prescrição ou precaução, não são consultados com
freqüência, podendo serem mantidos longe da unidade produtora enquanto aguardam
a destinação final.
Art. 4° O grupo de
trabalho de gestão de documentos instituído no artigo 1° deste decreto, será
vinculado a Secretaria de Administração e Recursos Humanos, sob a coordenação
do departamento de modernização administrativa e será composto por:
a)
um representante da Gerência de
Atendimento ao Cidadão designado pelo Diretor de Modernização Administrativa;
b)
um profissional com experiência
em Administração Pública especialmente na área de Recursos Humanos, designado
pelo Secretário de Administração e Recursos Humanos;
c)
um Historiador do Arquivo
Público e Histórico de Jacareí, designado pelo Presidente da Fundação Cultural
de Jacarehy – José Maria de Abreu;
d)
um Procurador designado pelo
Secretário de Assuntos Jurídicos;
e)
um especialista em Arquivologia,
do Arquivo Público e Histórico de Jacareí, designado pelo Presidente da
Fundação Cultural de Jacarehy – José Maria de Abreu;
f)
um representante da área da
Gerência de Contabilidade, designado pelo Secretário de Fazenda;
g)
um representante da Diretoria de
Suprimentos, designado pelo Secretário de Administração e Recursos Humanos.
Art. 5° o grupo de
trabalho de gestão de documentos deverá convocar, para participar das reuniões,
profissionais do quadro de servidores da Prefeitura Municipal de Jacareí,
provenientes dos setores cuja documentação esteja sendo objeto de avaliação.
Art. 6° Este decreto
entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
REGISTRE-SE E PUBLIQUE-SE.
MARCO AURÉLIO DE SOUZA
PREFEITO MUNICIPAL
Este texto não substitui
o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Jacareí.