LEI Nº 5.577, DE 02 DE JUNHO DE 2011

 

Dispõe sobre a política municipal de arquivos públicos e privados, cria o Sistema Municipal de Arquivos (SIMARQ) e o Conselho Municipal de Arquivos (COMUARQ), estabelece normas de avaliação, organização, higienização e acondicionamento dos acervos arquivísticos públicos, institui procedimentos para eliminação de documentos públicos e dá outras providências.

 

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE JACAREÍ, USANDO DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE SÃO CONFERIDAS POR LEI, FAZ SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL APROVOU E ELE SANCIONA E PROMULGA A SEGUINTE LEI:

 

Art. 1º Esta Lei regulamenta a política municipal de arquivos públicos e privados, criando mecanismo de controle e gestão dos documentos públicos e privados, sendo aplicável a todos os órgãos da Administração Municipal direta, indireta e fundacional, sendo aplicável também às pessoas físicas e jurídicas de direito privado que mantenham acervos arquivísticos no Município de Jacareí.

 

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 2º É dever da Administração Pública Municipal racionalizar a produção e gestão documental, bem como os sistemas de informação, organizando os arquivos municipais de modo a garantir a eficiência e publicidade dos atos administrativos.

 

Art. 3º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Município, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

 

Parágrafo Único. A Administração Municipal franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.

 

Art. 4º Para os efeitos desta Lei, ficam assim definidas as seguintes expressões:

 

I – arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos diversos órgãos da Administração Municipal direta, indireta e fundacional, qualquer que seja o suporte da informação ao a natureza dos documentos;

 

II – arquivos correntes: são aqueles constituídos pelos documentos vigentes, frequentemente consultados, que devem localizar-se junto às unidades produtoras desses documentos;

 

III – arquivo histórico: é aquele constituído pelos documentos destinados à guarda permanente, providos de valor mediato por força do vigor de suas informações para a eficiência e eficácia da ação administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e memória da Administração e de toda a coletividade;

 

IV – arquivo intermediário ou geral: é aquele constituído de documentos que, embora ainda não tenham esgotado seus prazos de vigência, prescrição ou precaução, não são mais objeto de consultas frequentes, podendo ser mantidos longe da unidade produtora enquanto aguardam a destinação final;

 

V – arquivo público: é o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados, em processo natural, por órgãos públicos do município, em decorrência de suas funções, ou ainda, das instituições de caráter de público e entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, no exercício de suas atividades;

 

VI – avaliação de documentos: é a atividade interdisciplinar que consiste em identificar o valor imediato e mediato dos documentos, analisar o ciclo de vida e definir a destinação final, que tanto pode ser a eliminação quanto a guarda permanente;

 

VII – documento de valor mediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução definidos na Tabela de Temporalidade, devem ser conservados definitivamente por força do vigor de suas informações para a eficiência e eficácia da ação administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e memória;

 

VIII – documento de valor imediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução definidos na Tabela de Temporalidade, pode ser eliminado sem prejuízo para o interesse público;

 

IX – documentos de arquivo: são todos os registros de informação, quaisquer que sejam seus suportes materiais, que são produzidos no exercício de competências, funções e atividades de uma instituição, e que são acumulados em processo natural, decorrente desse exercício;

 

X – gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

 

XI – prazo de precaução: é o intervalo de tempo durante o qual uma instituição guarda o documento por precaução, antes de sua eliminação ou recolhimento definitivo;

 

XII – prazo de prescrição: é o intervalo de tempo durante o qual o Município, ou qualquer interessado, podem fazer valer os direitos que lhes assistem, invocando a tutela jurisdicional;

 

XIII – prazo de vigência: é o intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção;

 

XIV – Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ: é o conjunto de arquivos da administração pública municipal, direta, indireta e fundacional, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, que devem funcionar de modo integrado e articulado na consecução de objetivos comuns, sob uma única coordenação;

 

XV – Tabela de Temporalidade: é o instrumento arquivístico, oficializado por Decreto, que indica as séries documentais produzidas em cada unidade da instituição, identifica os prazos de vigência, de prescrição e de precaução para os documentos públicos municipais, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, estabelece a sua destinação final, isto é, a eliminação ou guarda permanente e define prazos para a eliminação, transferência e recolhimento dos documentos;

 

XVI – valor do documento: é o valor, que tanto pode ser classificado como imediato quanto como mediato, variando segundo o vigor informativo do documento, o teor, caráter probatório e alcance temporal;

 

XVII – fidedignidade: capacidade do documento de servir de prova de crédito, referindo-se à autoridade e a fiabilidade do documento de arquivo enquanto prova;

 

XVIII – acessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital;

 

XIX – acondicionamento: ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio;

 

XX – análise funcional: descrição hierárquica das funções, atividades e transações da organização;

 

XXI – armazenamento: ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim;

 

XXII – arquivo digital: modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;

 

XXIII – assinatura eletrônica: geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo;

 

XXIV – autenticação: ato ou efeito de atestar que um documento é verdadeiro ou que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação;

 

XXV – organização: a utilização de técnicas arquivísticas para classificação, arranjo e descrição de documentos;

 

XXVI transferência: a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final, que consiste na eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

 

XXVII – recolhimento: a entrada de documentos para guarda permanente na instituição arquivística pública, após processo de avaliação;

 

XXVIII - higienização: técnica de conservação, a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, com vistas à sua preservação;

 

CAPÍTULO II – DA ESTRUTURA DA POLÍTICA MUNICIPAL DE ARQUIVOS

 

SEÇÃO I - DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS

 

Art. 5º O Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ, tem por finalidade implementar a política municipal de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos do arquivo.

 

Parágrafo Único. O Sistema Municipal de Arquivos tem como órgão central o COMUARQ.

 

Art. 6º Integram o SIMARQ:

 

I – o Arquivo Público Municipal, que subdivide-se em:

 

a) arquivos do Poder Executivo;

b) arquivos da Administração Municipal Indireta e Fundacional;

c) Arquivo Público e Histórico do Município de Jacareí;

 

II – os arquivos privados declarados de interesse público e social;

 

III – o Conselho Municipal de Arquivos – COMUARQ;

 

IV – a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

 

Art. 7º Compete aos integrantes do sistema:

 

I – promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;

 

II – disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

 

III – implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

 

IV – garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

 

V – apresentar sugestões ao órgão central para aprimoramento do Sistema;

 

VI – prestar informações sobre suas atividades ao órgão central;

 

VII – apresentar subsídios ao órgão central para a elaboração dos dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento à implementação da política municipal de arquivos públicos e privados;

 

VIII – promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

 

IX – propor ao órgão central os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;

 

X – comunicar ao órgão central, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico municipal;

 

XI – colaborar na elaboração de cadastro municipal de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

 

XII – possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas e comissões especiais constituídas pelo COMUARQ;

 

XIII – proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

 

Art. 8º Os integrantes do Sistema seguirão as diretrizes e normas emanadas do órgão central, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

 

SEÇÃO II – DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

 

Art. 9º O Arquivo Público Municipal é composto dos conjuntos dos seguintes documentos:

 

I produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito municipal, sejam da Administração direta, indireta ou fundacional, em decorrência de suas funções;

 

II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público Municipal, no exercício de seu cargo e/ou função;

 

III – produzidos e recebidos por pessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam ao regime jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei.

 

Parágrafo Único. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas neste artigo compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

 

Art. 10 Os documentos públicos integrantes do Arquivo Público Municipal são identificados como:

 

I – correntes, ou seja, aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação constituam objeto de consultas frequentes;

 

II – intermediários, ou seja, aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

 

III – permanentes, ou seja, o conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

 

Parágrafo Único. Os documentos públicos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

 

Art. 11 A cessação das atividades de qualquer órgão da Administração direta ou indireta  implica o recolhimento de toda sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência ao órgão sucessor, por serem inalienáveis e imprescritíveis.

 

§ 1º Em caso de desestatização, parcial ou total, o recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital.

 

§ 2º Para efeito do disposto neste artigo, em caso de desestatização, as concessionárias ou as permissionárias providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas de identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico, emanadas pelo COMUARQ.

 

§ 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda do órgão desestatizado, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.

 

SEÇÃO III – DAS CATEGORIAS DE ARQUIVOS

 

SUBSEÇÃO I – DOS ARQUIVOS CORRENTES

 

Art. 12 Os arquivos públicos municipais identificados como correntes serão mantidos junto às unidades de trabalho produtoras ou recebedoras destes documentos, que incumbir-se-ão da guarda inicial desses documentos, ainda que, após solucionados, sejam objeto de consultas frequentes.

 

Art. 13 Aos arquivos correntes, integrantes do Sistema Municipal de Arquivos - SIMARQ, subordinados às respectivas secretarias, autarquias, fundações de Jacareí, competem:

 

I – participar do planejamento racional da produção e tramitação de documentos;

 

II - participar do processo de avaliação de documentos;

 

III – manter organizados, de acordo com critérios arquivísticos adotados internacionalmente, os conjuntos documentais definidos como correntes;

 

IV – garantir a rapidez de acesso aos documentos e informações, em prol da eficiência administrativa;

 

V – zelar pela conservação e pelo controle do acervo arquivístico acumulado na respectiva área;

 

VI – cumprir os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, responsabilizando-se pelos encaminhamentos para transferências e eliminações na forma desta Lei.

 

SUBSEÇÃO II – DOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

 

Art. 14 Os arquivos públicos municipais identificados como intermediários serão custodiados pelo Arquivo Intermediário Central, subdivisão do Arquivo Público Municipal, que se divide em unidades setoriais de arquivamento intermediário.

 

Parágrafo Único. Ao Arquivo Intermediário Central, que no âmbito do Executivo Municipal estará vinculado à Secretaria de Administração e Recursos Humanos, incumbe a guarda temporária de documentos vindos do arquivo corrente ou de unidades setoriais de arquivamento intermediário, aguardando a destinação final.

 

Art. 15 Aos arquivos intermediários, integrantes do Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ, na forma desta Lei, competem:

 

I – participar do processo de avaliação de documentos;

 

II – manter organizado o acervo arquivístico sob sua responsabilidade, colocando-o à disposição da entidade produtora e para fins de pesquisa;

 

III – controlar empréstimos e devoluções, responsabilizando-se pela integridade do acervo que custodia;

 

IV – representar, por amostragem, os documentos elimináveis seguindo os critérios indicados em tabelas de temporalidade;

 

V – proceder a eliminação dos documentos, nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade, incumbindo-se da elaboração de instrumentos de registros e controles equivalentes;

 

VI – encaminhar ao Arquivo Público Municipal, através de relações de remessa, conforme calendário, os documentos representativos da amostragem e os de valor probatório, informativo e cultural, considerados de guarda permanente no momento da avaliação;

 

VII – inventariar a documentação antes do recolhimento permanente.

 

SEÇÃO IV – DO ARQUIVO HISTÓRICO DE JACAREÍ

 

Art. 16 Os arquivos públicos municipais identificados como permanentes, serão custodiados pela Fundação Cultural de Jacarehy “José Maria de Abreu”, constituindo subdivisão do Arquivo Público Municipal.

 

Art. 17 Fica preservado o Arquivo Público e Histórico do Município de Jacareí – A.P.H.M.J., vinculado à Fundação Cultural de Jacarehy – José Maria de Abreu, criado pela Lei n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999.

 

Art. 18 O A.P.H.M.J. é constituído de conjuntos documentais definidos como de terceira idade, de valor permanente, histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente preservados.

 

Art. 19 Consideram-se, obrigatoriamente, de valor e guarda permanente os documentos consubstanciados em todo procedimento do qual resultem:

 

I – atos de criação, constituição ou extinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos, estatutos, portarias e resoluções;

 

II – atos relativos ao patrimônio imobiliário;

 

III – atos que reflitam a organização da administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e regulamentos;

 

IV – atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim como:

 

a) planos, projetos, estudos e programas;

b) convênios, ajustes e acordos;

c) atas e relatórios de departamentos ou unidade equivalente e de nível superior;

d) séries documentais completas produzidas no exercício da atividade-fim;

e) correspondência relativa à atividade-fim das unidades da superior administração.

 

V – atos relativos à administração pessoal como:

 

a) planos de salários e benefícios;

b) criação, classificação, reestruturação ou transformação de carreiras e cargos;

c) política contratual.

 

Parágrafo Único. São também de valor e guarda permanente os documentos:

 

I – legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência administrativas, como orientações, instruções, despachos normativos e pareceres jurídicos;

 

II – de divulgação, como cartazes, folhetos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar a garantido sua transferência para o A.P.H.M.J.;

 

III – que contenham valor artístico e cultural, com vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias antigas;

 

IV – de registro da memória do Município e testemunho do seu cotidiano, sejam visuais ou sonoros, independente da natureza de seu suporte, como fotografias, filmes, fitas, vídeos, relativos à obras, eventos, atividades, manifestações culturais e populares.

 

Art. 20 Dos documentos de guarda temporária, que contém informações repetitivas e refletem apenas o cotidiano da administração, serão conservadas amostragem para o acervo do A.P.H.M.J.

 

Parágrafo Único. As amostragens deverão, necessariamente, registrar alterações de rotinas administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se referem.

 

SEÇÃO V – DOS ARQUIVOS PRIVADOS

 

Art. 21 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

 

Art. 22 Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento municipal podem ser declarados de interesse público e social.

 

§ 1º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica na transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e preservação do acervo.

 

§ 2º Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, sujeitando-se à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

 

Art. 23 Compete ao COMUARQ declarar o interesse público e social de arquivos privados, por iniciativa própria, por solicitação do proprietário ou detentor do arquivo, ou por indicação de qualquer cidadão ou instituição.

 

§ 1º O ato declaratório será antecedido de avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo COMUARQ.

 

§ 2º O ato referido no § 1.º será homologado pelo Presidente do COMUARQ.

 

§ 3º Da decisão homologatória caberá recurso ao Prefeito Municipal, no prazo de 30 (trinta) dias, contados de sua ciência.

 

Art. 24 O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao COMUARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos.

 

Art. 25 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para fora do Município.

 

§ 1º Na alienação desses arquivos o Município exercerá preferência na aquisição.

 

§ 2º A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação ao Município, titular do direito de preferência, para que se manifeste, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, interesse na aquisição.

 

Art. 26 Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar convênios, ajustes e acordos com o COMUARQ ou com outras instituições, objetivando apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

 

Art. 27 O acesso aos documentos de arquivos privados e identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

 

Art. 28 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social, poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

 

Art. 29 A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao COMUARQ, por seus proprietários ou detentores.

 

Art. 30 O COMUARQ, se necessário, editará instruções complementares à execução desta Lei.

 

SEÇÃO VI – DO CONSELHO MUNICIPAL DE ARQUIVOS

 

Art. 31 Fica criado o Conselho Municipal de Arquivos – COMUARQ, órgão que tem como finalidade definir a política municipal de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.

 

Art. 32 Compete ao COMUARQ:

 

I – estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Municipal de Arquivos (SIMARQ), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

 

II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e integração sistêmica das atividades arquivísticas;

 

III – propor ao Executivo Municipal dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política municipal de arquivos públicos e privados;

 

IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

 

V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva e legislativa;

 

VI – subsidiar a elaboração de planos municipais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política municipal de arquivos públicos e privados;

 

VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos órgãos da administração direta e indireta;

 

VIII – estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

 

IX – declarar como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e desenvolvimento nacionais;

 

X – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições que integrem o SIMARQ;

 

XI – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política municipal de arquivos públicos e privados;

 

XII – promover a elaboração do cadastro municipal de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

 

XIII – manter intercâmbio com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

 

XIV – articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação e informática.

 

Art. 33 O Conselho Municipal de Arquivos (COMUARQ) é presidido por representante indicado pelo Chefe do Executivo, sendo composto por membros da administração direta, indireta e sociedade civil, a serem determinados por Decreto específico.

 

§ 1º Cada Conselheiro terá um suplente.

 

§ 2º O mandato dos Conselheiros será de 2 (dois) anos, permitida uma recondução.

 

Art. 34 O exercício das atividades de Conselheiros é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração.

 

Art. 35 Caberá ao Executivo Municipal prover apoio técnico e administrativo ao COMUARQ.

 

Art. 36 O Plenário, órgão superior de deliberação do COMUARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo uma vez a cada seis meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

 

§ 1º O COMUARQ terá sede e foro onde for a sede do Arquivo Público Municipal.

 

§ 2º As reuniões do Conselho poderão ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção desta medida.

 

Art. 37 O COMUARQ somente se reunirá para deliberação com quorum mínimo de metade dos Conselheiros, mais o Presidente, porém, com a convocação de todos os membros.

 

Art. 38 O COMUARQ, se necessário, constituirá câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidade de elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política municipal de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SIMARQ.

 

Parágrafo Único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados por portaria do Presidente do Conselho, ad referendum do Plenário, sendo o exercício das atividades por eles desenvolvidos considerado relevante e não ensejará qualquer remuneração.

 

Art. 39 O Regimento Interno do COMUARQ será aprovado pelo Plenário.

 

SEÇÃO VII – DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 40 Será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

 

§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo os prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação aprovada por Decreto do Executivo.

 

§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela de temporalidade, serão submetidos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e das entidades geradoras dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes.

 

Art. 41 A consecução dos objetivos previstos no artigo 40 desta Lei devem atender as seguintes diretrizes:

 

I – elaborar critérios para avaliação dos documentos contidos nas massas documentais, fundamentados na legislação correspondente e, se o caso, nas disposições do COMUARQ;

 

II – iniciar as pesquisas para a formação do Sistema Municipal de Arquivos, seu órgão gestor, a criação da comissão central de avaliação de documentos, e se necessário, por grupos setoriais de gestão de documentos;

 

Art. 42 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, será vinculado ao Departamento de Administração e Recursos Humanos.

 

Parágrafo Único. A composição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos disposta através de Decreto.

 

Art. 43 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convocar, para participar de reuniões, profissionais do quadro de servidores, na esfera de cada órgão, provenientes de setores cuja documentação esteja sendo objeto de avaliação.

 

CAPÍTULO III – DA ORGANIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E PROCEDIMENTOS

 

SEÇÃO I – DA ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

 

Art. 44 A Administração, gestão e recolhimento de todos documentos, públicos ou privados, provenientes da Administração Direta e Indireta, compete ao Executivo Municipal, delegando competência, no que couber, ao presidente da Fundação Cultural de Jacarehy “José Maria de Abreu”.

 

SEÇÃO II – DO ACESSO AOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

 

Art. 45 É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos, nos termos da Constituição Federal e legislação especifica.

 

Art. 46 Decreto fixará as categorias de sigilo, nos termos do Decreto Federal nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que deverão ser obedecidos pelos órgãos públicos municipais na classificação dos documentos por eles produzidos.

 

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Município, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

 

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Município será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

 

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

 

Art. 47 Poderá o Poder Judiciário determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

 

Parágrafo Único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

 

SEÇÃO III – DA TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

 

Art. 48 Todos os documentos que componham acervos arquivísticos públicos, nos termos desta Lei, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Público Municipal, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

 

Art. 49 A Administração Municipal deverá constituir, no prazo de 60 (sessenta) dias, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

 

§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio deverão ser selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade, que será aprovada por Decreto.

 

§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da Tabela de Temporalidade deverão ser avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, devendo os prazos de guarda e destinação daí decorrentes ser aprovados pelo Arquivo Municipal.

 

SEÇÃO IV – DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 50 A eliminação de documentos produzidos pelos órgãos públicos e entidades municipais ocorrerá somente após concluído o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação, de acordo com os critérios da Tabela Básica de Temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos, e conforme os modelos que constam dos ANEXOS I, II e III, que integram esta Lei.

 

Art. 51 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.

 

Art. 52 A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

 

I – cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

 

II – quadro contendo os seguintes campos:

 

a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos.

 

III – rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor  responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

 

Art. 53 O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:

 

I – data da eliminação;

 

II – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;

 

III – nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

 

V – referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

 

VI – datas-limite dos documentos eliminados;

 

VII – quantificação/mensuração dos documentos eliminados;

 

VIII – nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;

 

IX – nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.

 

Art. 54 Os órgãos e entidades que pretendem proceder à eliminação de documentos, deverão encaminhar solicitação à Comissão Permanente de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas ao Arquivo Público Municipal, deverão também elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter necessariamente as seguintes informações:

 

I – cabeçalho contendo:

 

a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do edital;

 

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

 

a) identificação da autoridade signatária do edital;

b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;

d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes à publicação do edital, e

 

III – encerramento:

 

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada na alínea ‘a’ do inciso II deste artigo.

 

Art. 55 Os editais para eliminação de documentos deverão consignar ainda a possibilidade às partes interessadas de requerem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.

 

Art. 56 A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação mecânica, ou outro meio mais adequado, com a supervisão de servidor autorizado.

 

Art. 57 As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos órgãos e entidades do Poder Público Municipal, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização do Arquivo Público Municipal.

 

CAPÍTULO IV – DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 58 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

 

Art. 59 Nos termos da legislação aplicável, fica autorizado a microfilmagem de documentos arquivados, digitalização ou outras meios de arquivo, sempre que conveniente.

 

§ 1º A critério da autoridade competente, observados os ditames da legislação aplicável,  documentos microfilmados poderão ser eliminados por método de destruição mecânico ou outro processo adequado que assegure sua desintegração, nos prazos previstos na tabela de temporalidade.

 

Art. 60 Sempre que necessário, havendo dotação consignada para tanto, poderá a administração municipal contratar serviços especializados para suporte técnico ao processo de arquivo e eliminação de documentos públicos.

 

Art. 61 Esta Lei entre em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente a Lei n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999 e o Decreto nº 270, de 07 de fevereiro de 2002.

 

PREFEITURA MUNICIPAL DE JACAREÍ, 02 DE JUNHO DE 2011.

 

HAMILTON RIBEIRO MOTA

Prefeito Municipal

 

Publicada no Boletim Oficial do Município nº. 746, de 03/06/2011.

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Jacareí.

 

AUTOR: PREFEITO HAMILTON RIBEIRO MOTA.

 

ANEXO I

 

LISTAGEM  DE  ELIMINAÇÃO  DE  DOCUMENTOS

 

ÓRGÃO/ENTIDADE  

UNIDADE/SETOR ÓRGÃO/SETOR: ___________  

LISTAGEM Nº:______________  

FOLHA Nº:__________________  

CÓDIGO OU  UNIDADE DE ARQUIVAMENTO 

Nº. DO ITEM ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE QUANT. ESPECIFICAÇÃO OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA  

LOCAL/DATA ________        ___/___/___  

 

___________________________ 

RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO 

 

LOCAL/DATA  

_________, ___/___/___  

 

__________________

PRESIDENTE DA

COMISSÃO

 

PERMANENTE DE AVALIAÇÃO 

 

LOCAL/DATA  

___________, ___/___/___  

AUTORIZO:

 

__________________________  

AUTORIDADE DO ÓRGÃO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

 

ANEXO II

 

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

 

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a)  (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

 

(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)

 

ANEXO III

 

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

 

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Nº ______/____ 

 

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado pelo Decreto nº _____, de ___/___/___, publicada no  (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). 

 

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o órgão ou entidade).  (Local e data) 

 

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)