LEI Nº 5.577/2011
DE 2 DE JUNHO DE 2011
Dispõe sobre a política municipal de arquivos públicos e
privados, cria o Sistema Municipal de Arquivos (SIMARQ) e o Conselho Municipal
de Arquivos (COMUARQ), estabelece normas de avaliação, organização,
higienização e acondicionamento dos acervos arquivísticos
públicos, institui procedimentos para eliminação de
documentos públicos e dá outras providências.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE JACAREÍ,
USANDO DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE SÃO CONFERIDAS POR LEI, FAZ SABER QUE A CÂMARA
MUNICIPAL APROVOU E ELE SANCIONA E PROMULGA A SEGUINTE LEI:
Art.
1.º Esta Lei regulamenta a política municipal de arquivos públicos e
privados, criando mecanismo de controle e gestão dos documentos públicos e
privados, sendo aplicável a todos os órgãos da Administração Municipal direta,
indireta e fundacional, sendo aplicável também às
pessoas físicas e jurídicas de direito privado que mantenham acervos arquivísticos no Município de Jacareí.
CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2.º É dever da Administração Pública
Municipal racionalizar a produção e gestão documental, bem como os
sistemas de informação, organizando os arquivos municipais de modo a garantir a
eficiência e publicidade dos atos administrativos.
Art. 3.º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Município, bem como à inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. A Administração Municipal franqueará a
consulta aos documentos públicos na forma da Lei.
Art. 4.º Para os efeitos desta Lei, ficam
assim definidas as seguintes expressões:
I – arquivo: o conjunto de
documentos produzidos e recebidos pelos diversos órgãos da Administração
Municipal direta, indireta e fundacional, qualquer que seja o
suporte da informação ao a natureza dos documentos;
II – arquivos correntes: são aqueles constituídos pelos documentos
vigentes, frequentemente consultados, que devem
localizar-se junto às unidades produtoras desses documentos;
III – arquivo histórico: é
aquele constituído pelos documentos destinados à guarda permanente, providos de
valor mediato por força do vigor de suas informações para a eficiência e
eficácia da ação administrativa, como testemunho, prova, garantia de direitos,
fonte de pesquisa e memória da Administração e de toda a coletividade;
IV – arquivo intermediário ou
geral: é aquele constituído de documentos que, embora ainda não tenham esgotado
seus prazos de vigência, prescrição ou precaução, não são mais objeto de
consultas frequentes, podendo ser mantidos longe da
unidade produtora enquanto aguardam a destinação final;
V – arquivo público: é o
conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados, em processo natural,
por órgãos públicos do município, em decorrência de suas funções, ou ainda, das
instituições de caráter de público e entidades privadas encarregadas da gestão
de serviços públicos, no exercício de suas atividades;
VI – avaliação de documentos: é
a atividade interdisciplinar que consiste em identificar o valor imediato e
mediato dos documentos, analisar o ciclo de vida e
definir a destinação final, que tanto pode ser a eliminação quanto a guarda
permanente;
VII – documento de valor mediato: é o documento que, esgotados os
prazos de vigência, de prescrição e de precaução definidos na Tabela de
Temporalidade, devem ser conservados definitivamente por força do vigor de suas
informações para a eficiência e eficácia da ação administrativa, como
testemunho, prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e memória;
VIII – documento de valor
imediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e
de precaução definidos na Tabela de Temporalidade, pode ser eliminado sem
prejuízo para o interesse público;
IX – documentos de arquivo: são todos os registros de informação,
quaisquer que sejam seus suportes materiais, que são
produzidos no exercício de competências, funções e atividades de uma
instituição, e que são acumulados em processo natural, decorrente desse
exercício;
X – gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente;
XI – prazo de precaução: é o intervalo de tempo durante o qual uma
instituição guarda o documento por precaução, antes de sua eliminação ou
recolhimento definitivo;
XII – prazo de prescrição: é o intervalo de tempo durante o qual o
Município, ou qualquer interessado, podem fazer valer os direitos que lhes
assistem, invocando a tutela jurisdicional;
XIII – prazo de vigência: é o intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram a sua produção;
XIV – Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ: é o conjunto de arquivos
da administração pública municipal, direta, indireta e fundacional,
independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, que devem funcionar de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos comuns, sob uma única coordenação;
XV – Tabela de Temporalidade: é
o instrumento arquivístico, oficializado por Decreto,
que indica as séries documentais produzidas em cada unidade da instituição,
identifica os prazos de vigência, de prescrição e de precaução para os
documentos públicos municipais, em função de valores legais, fiscais,
administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, estabelece a
sua destinação final, isto é, a eliminação ou guarda permanente e define prazos
para a eliminação, transferência e recolhimento dos documentos;
XVI – valor do documento: é o valor, que tanto pode ser classificado
como imediato quanto como mediato, variando segundo o vigor
informativo do documento, o teor, caráter probatório e alcance temporal;
XVII
– fidedignidade: capacidade do documento de servir de prova de crédito,
referindo-se à autoridade e a fiabilidade do documento de arquivo enquanto
prova;
XVIII –
acessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto
digital;
XIX –
acondicionamento: ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua
preservação e manuseio;
XX –
análise funcional: descrição hierárquica das funções, atividades e transações
da organização;
XXI
– armazenamento: ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas
para este fim;
XXII –
arquivo digital: modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação
matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com
segurança, a origem e a integridade do documento;
XXIII
– assinatura eletrônica: geração, por computador, de qualquer símbolo ou
série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser
o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo;
XXIV –
autenticação: ato ou efeito de atestar que um documento é verdadeiro ou que uma
cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de
validação;
XXV – organização: a utilização de técnicas arquivísticas
para classificação, arranjo e descrição de documentos;
XXVI – transferência: a passagem de
documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão
sua destinação final, que consiste na eliminação ou recolhimento para guarda
permanente;
XXVII – recolhimento: a entrada de
documentos para guarda permanente na instituição arquivística
pública, após processo de avaliação;
XXVIII - higienização: técnica de
conservação, a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos,
com vistas à sua preservação;
CAPÍTULO II – DA ESTRUTURA DA POLÍTICA MUNICIPAL DE ARQUIVOS
SEÇÃO I - Do Sistema Municipal de
Arquivos
Art. 5.º O Sistema Municipal de
Arquivos – SIMARQ, tem por finalidade implementar a
política municipal de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos do arquivo.
Parágrafo único. O Sistema Municipal de Arquivos tem como órgão central o
COMUARQ.
Art. 6.º Integram o SIMARQ:
I – o Arquivo Público Municipal, que subdivide-se em:
a) arquivos do
Poder Executivo;
b) arquivos da
Administração Municipal Indireta e Fundacional;
c) Arquivo Público
e Histórico do Município de Jacareí;
II – os arquivos privados declarados de
interesse público e social;
III – o Conselho
Municipal de Arquivos – COMUARQ;
IV – a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos;
Art. 7.º Compete aos integrantes do
sistema:
I – promover a gestão, a preservação e o
acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em
conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II – disseminar, em
sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central,
zelando pelo seu cumprimento;
III – implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV – garantir a guarda e o acesso aos
documentos de valor permanente;
V – apresentar sugestões ao órgão
central para aprimoramento do Sistema;
VI – prestar
informações sobre suas atividades ao órgão central;
VII – apresentar
subsídios ao órgão central para a elaboração dos dispositivos legais
necessários ao aperfeiçoamento à implementação da
política municipal de arquivos públicos e privados;
VIII – promover a integração e a
modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX – propor ao órgão central os arquivos
privados que possam ser considerados de interesse público e social;
X – comunicar ao órgão central, para as
devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico
municipal;
XI – colaborar na elaboração de cadastro
municipal de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de
atividades censitárias referentes a arquivos;
XII – possibilitar a participação de
especialistas nas câmaras técnicas e comissões especiais constituídas pelo
COMUARQ;
XIII – proporcionar aperfeiçoamento e
reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.
Art. 8.º Os integrantes do Sistema
seguirão as diretrizes e normas emanadas do órgão central, sem prejuízo de sua
subordinação e vinculação administrativa.
SEÇÃO
II – Do Arquivo Público Municipal
Art. 9.º O Arquivo Público
Municipal é composto dos conjuntos dos seguintes documentos:
I – produzidos e recebidos por órgãos
públicos de âmbito municipal, sejam da Administração direta, indireta ou fundacional, em decorrência de suas funções;
II – produzidos e recebidos por agentes
do Poder Público Municipal, no exercício de seu cargo e/ou função;
III – produzidos e recebidos por pessoas
físicas e jurídicas que, embora se submetam ao regime jurídico de direito
privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei.
Parágrafo único. Às pessoas físicas
e jurídicas mencionadas neste artigo compete a
responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e
recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 10. Os documentos públicos integrantes do Arquivo
Público Municipal são identificados como:
I – correntes, ou seja, aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentação constituam objeto de consultas frequentes;
II – intermediários, ou seja, aqueles que, não sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III – permanentes, ou seja, o conjunto de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Parágrafo único. Os documentos
públicos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art.
§ 1.º Em caso de desestatização,
parcial ou total, o recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula
específica de edital.
§ 2.º Para efeito do disposto neste
artigo, em caso de desestatização, as concessionárias ou as permissionárias
providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas
de identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico,
emanadas pelo COMUARQ.
§ 3.º Os documentos de valor
permanente poderão ficar sob a guarda do órgão desestatizado,
enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.
SEÇÃO III – Das Categorias
de Arquivos
Subseção I – Dos Arquivos
Correntes
Art. 12. Os arquivos públicos
municipais identificados como correntes serão mantidos junto às unidades de
trabalho produtoras ou recebedoras destes documentos, que incumbir-se-ão
da guarda inicial desses documentos, ainda que, após solucionados, sejam objeto
de consultas frequentes.
Art. 13. Aos arquivos correntes,
integrantes do Sistema Municipal de Arquivos - SIMARQ, subordinados às
respectivas secretarias, autarquias, fundações de Jacareí, competem:
I – participar do
planejamento racional da produção e tramitação de documentos;
II - participar do
processo de avaliação de documentos;
III – manter organizados, de acordo com
critérios arquivísticos adotados internacionalmente,
os conjuntos documentais definidos como correntes;
IV – garantir a rapidez de acesso aos
documentos e informações, em prol da eficiência administrativa;
V – zelar pela conservação e pelo
controle do acervo arquivístico acumulado na
respectiva área;
VI – cumprir os prazos estabelecidos nas
tabelas de temporalidade, responsabilizando-se pelos encaminhamentos para
transferências e eliminações na forma desta Lei.
Subseção II – Dos Arquivos
Intermediários
Art. 14. Os arquivos públicos
municipais identificados como intermediários serão custodiados pelo Arquivo Intermediário
Central, subdivisão do Arquivo Público Municipal, que se divide em unidades
setoriais de arquivamento intermediário.
Parágrafo único. Ao Arquivo
Intermediário Central, que no âmbito do Executivo Municipal estará vinculado à
Secretaria de Administração e Recursos Humanos, incumbe a guarda temporária de
documentos vindos do arquivo corrente ou de unidades setoriais de arquivamento
intermediário, aguardando a destinação final.
Art. 15. Aos arquivos intermediários, integrantes do
Sistema Municipal de Arquivos – SIMARQ, na forma desta Lei, competem:
I – participar do processo de avaliação
de documentos ;
II – manter organizado o acervo arquivístico sob sua responsabilidade, colocando-o à
disposição da entidade produtora e para fins de pesquisa;
III – controlar empréstimos e devoluções,
responsabilizando-se pela integridade do acervo que custodia;
IV – representar, por amostragem, os
documentos elimináveis seguindo os critérios indicados em tabelas de
temporalidade;
V – proceder a eliminação
dos documentos, nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade,
incumbindo-se da elaboração de instrumentos de registros e controles
equivalentes;
VI – encaminhar ao Arquivo Público
Municipal, através de relações de remessa, conforme calendário, os documentos
representativos da amostragem e os de valor probatório, informativo e cultural,
considerados de guarda permanente no momento da avaliação;
VII – inventariar a documentação antes do
recolhimento permanente.
SEÇÃO IV – Do Arquivo
Histórico de Jacareí
Art. 16. Os arquivos públicos
municipais identificados como permanentes, serão
custodiados pela Fundação Cultural de Jacarehy “José
Maria de Abreu”, constituindo subdivisão do Arquivo Público Municipal.
Art. 17. Fica preservado o Arquivo Público
e Histórico do Município de Jacareí – A.P.H.M.J.,
vinculado à Fundação Cultural de Jacarehy – José
Maria de Abreu, criado pela Lei n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999.
Art. 18. O A.P.H.M.J. é constituído de
conjuntos documentais definidos como de terceira idade, de valor permanente,
histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente
preservados.
Art. 19. Consideram-se,
obrigatoriamente, de valor e guarda permanente os documentos
consubstanciados em todo procedimento do qual resultem:
I – atos de criação, constituição ou
extinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos, estatutos,
portarias e resoluções;
II – atos relativos ao patrimônio
imobiliário;
III – atos que reflitam a organização da
administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e regulamentos;
IV – atos que reflitam o desenvolvimento
da atividade-fim como:
a) planos,
projetos, estudos e programas;
b) convênios,
ajustes e acordos;
c) atas e
relatórios de departamentos ou unidade equivalente e de nível superior;
d) séries
documentais completas produzidas no exercício da atividade-fim;
e) correspondência
relativa à atividade-fim das unidades da superior administração.
V – atos relativos à administração pessoal
como:
a) planos de
salários e benefícios;
b) criação,
classificação, reestruturação ou transformação de carreiras e cargos;
c) política contratual.
Parágrafo único. São também de
valor e guarda permanente os documentos:
I – legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência
administrativas, como orientações, instruções, despachos normativos e pareceres
jurídicos;
II – de divulgação,
como cartazes, folhetos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos
quais deverá ser guardado um exemplar a garantido sua transferência para o A.P.H.M.J.;
III – que contenham
valor artístico e cultural, com vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e
ortografias antigas;
IV – de registro da
memória do Município e testemunho do seu cotidiano, sejam visuais ou sonoros,
independente da natureza de seu suporte, como fotografias, filmes, fitas,
vídeos, relativos à obras, eventos, atividades,
manifestações culturais e populares.
Art. 20. Dos documentos de guarda temporária, que
contém informações repetitivas e refletem apenas o cotidiano da administração, serão conservadas amostragem para o acervo do A.P.H.M.J.
Parágrafo único. As amostragens
deverão, necessariamente, registrar alterações de rotinas administrativas ou
atividades técnicas da unidade ou órgão a que se referem.
SEÇÃO V – Dos Arquivos Privados
Art. 21. Consideram-se arquivos
privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas
ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas
físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a
cultura e o desenvolvimento municipal podem ser declarados de interesse público
e social.
§ 1.º A declaração de interesse
público e social de que trata este artigo não implica na transferência do
respectivo acervo para guarda em instituição arquivística
pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda
e preservação do acervo.
§ 2.º Os proprietários ou detentores
de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter
preservados os acervos sob sua custódia, sujeitando-se à responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.
Art. 23. Compete ao COMUARQ declarar o interesse público e social de
arquivos privados, por iniciativa própria, por solicitação do proprietário ou
detentor do arquivo, ou por indicação de qualquer cidadão ou instituição.
§ 1.º O ato declaratório será
antecedido de avaliação técnica procedida por comissão especialmente
constituída pelo COMUARQ.
§ 2.º O ato referido no § 1.º será
homologado pelo Presidente do COMUARQ.
§ 3.º Da decisão homologatória caberá
recurso ao Prefeito Municipal, no prazo de 30 (trinta) dias, contados de sua
ciência.
Art. 24. O proprietário ou
detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá
comunicar previamente ao COMUARQ a transferência do local de guarda do arquivo
ou de quaisquer de seus documentos.
Art. 25. Os arquivos
privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para
fora do Município.
§ 1.º Na alienação desses arquivos o
Município exercerá preferência na aquisição.
§ 2.º A alienação de arquivos
privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de
notificação ao Município, titular do direito de preferência, para que se
manifeste, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, interesse
na aquisição.
Art. 26. Os proprietários ou detentores
de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar
convênios, ajustes e acordos com o COMUARQ ou com outras instituições, objetivando
apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização,
preservação e divulgação do acervo.
Art. 27. O acesso aos documentos de
arquivos privados e identificados como de interesse público e social poderá ser
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 28. Os arquivos privados
identificados como de interesse público e social, poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas
públicas.
Art.
Art. 30. O COMUARQ, se necessário, editará instruções
complementares à execução desta Lei.
SEÇÃO VI – Do Conselho Municipal de
Arquivos
Art. 31. Fica criado o
Conselho Municipal de Arquivos – COMUARQ, órgão que tem como finalidade definir
a política municipal de arquivos públicos e privados, bem como exercer
orientação normativa visando a gestão documental e a
proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 32. Compete ao COMUARQ:
I – estabelecer
diretrizes para o funcionamento do Sistema Municipal de Arquivos (SIMARQ),
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II – promover o
inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio
e integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III – propor ao
Executivo Municipal dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política municipal de arquivos públicos e
privados;
IV – zelar pelo
cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V – estimular
programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito
municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções
executiva e legislativa;
VI – subsidiar a
elaboração de planos municipais de desenvolvimento, sugerindo metas e
prioridades da política municipal de arquivos públicos e privados;
VII – estimular a
implantação de sistemas de arquivos nos órgãos da administração direta e
indireta;
VIII – estimular a
integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX – declarar como
de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes
relevantes para a história e desenvolvimento nacionais;
X – estimular a
capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituições que integrem o SIMARQ;
XI – recomendar
providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política municipal
de arquivos públicos e privados;
XII – promover a
elaboração do cadastro municipal de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIII – manter
intercâmbio com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de
informação e juízo, conjugar esforços e encadear
ações;
XIV – articular-se
com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas
nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia e informação e
informática.
Art. 33. O Conselho Municipal de
Arquivos (COMUARQ) é presidido por representante indicado pelo Chefe do
Executivo, sendo composto por membros da administração direta, indireta e
sociedade civil, a serem determinados por Decreto específico.
§ 1.º Cada Conselheiro terá um
suplente.
§ 2.º O mandato dos Conselheiros
será de 2 (dois) anos, permitida uma recondução.
Art. 34. O exercício das atividades de
Conselheiros é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração.
Art. 35. Caberá ao Executivo Municipal
prover apoio técnico e administrativo ao COMUARQ.
Art. 36. O Plenário, órgão superior de deliberação
do COMUARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo uma vez a cada seis
meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a
requerimento de dois terços de seus membros.
§ 1.º O COMUARQ terá sede e foro onde
for a sede do Arquivo Público Municipal.
§ 2.º As reuniões do Conselho poderão
ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razão superior indicar a
conveniência de adoção desta medida.
Art. 37. O COMUARQ somente se reunirá
para deliberação com quorum mínimo de metade dos Conselheiros, mais o
Presidente, porém, com a convocação de todos os membros.
Art. 38. O COMUARQ, se necessário,
constituirá câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidade de elaborar
estudos e normas necessárias à implementação da
política municipal de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do
SIMARQ.
Parágrafo único. Os integrantes das
câmaras e comissões serão designados por portaria do Presidente do Conselho, ad referendum do Plenário, sendo o
exercício das atividades por eles desenvolvidos considerado
relevante e não ensejará qualquer remuneração.
Art. 39. O Regimento Interno do COMUARQ
será aprovado pelo Plenário.
SEÇÃO VII – Da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos
Art. 40. Será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar
e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida
e acumulada, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados
pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo os prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação aprovada por Decreto do
Executivo.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela de temporalidade,
serão submetidos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e das
entidades geradoras dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e
destinação daí decorrentes.
Art.
I – elaborar
critérios para avaliação dos documentos contidos nas massas documentais,
fundamentados na legislação correspondente e, se o caso, nas disposições do
COMUARQ;
II – iniciar as
pesquisas para a formação do Sistema Municipal de Arquivos, seu órgão gestor, a
criação da comissão central de avaliação de documentos, e se necessário, por
grupos setoriais de gestão de documentos;
Art.
Parágrafo único. A composição da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos disposta através de Decreto.
Art.
CAPÍTULO
III – DA ORGANIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E PROCEDIMENTOS
SEÇÃO I – Da Administração do
Arquivo Público Municipal
Art.
SEÇÃO
II – Do Acesso aos Documentos Públicos
Art. 45. É assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos públicos, nos termos da Constituição Federal e legislação
especifica.
Art. 46. Decreto fixará as categorias de sigilo, nos termos
do Decreto Federal nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que deverão ser
obedecidos pelos órgãos públicos municipais na classificação dos documentos por
eles produzidos.
§ 1.º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a
segurança da sociedade e do Município, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2.º O acesso aos documentos sigilosos referentes à
segurança da sociedade e do Município será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por
uma única vez, por igual período.
§ 3.º O acesso aos documentos sigilosos referentes à
honra e a imagem das pessoas será restrito por um
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.
Art. 47. Poderá o Poder Judiciário determinar a exibição
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
SEÇÃO III – Da Transferência e Recolhimento de Documentos
Art. 48. Todos os documentos que
componham acervos arquivísticos públicos, nos termos
desta Lei, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Público Municipal,
deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
Art.
§ 1.º Os documentos relativos às atividades-meio deverão ser
selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obedecendo
aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade, que será aprovada por Decreto.
§ 2.º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes
da Tabela de Temporalidade deverão ser avaliados e selecionados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, devendo os prazos de guarda e destinação
daí decorrentes ser aprovados pelo Arquivo Municipal.
SEÇÃO IV – Da Eliminação de Documentos
Art.
Art. 51. O registro dos documentos a
serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de
Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.
Art.
I – cabeçalho
contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável
pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;
II – quadro
contendo os seguintes campos:
a) código do
assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens
documentais listados;
b) assunto/série,
correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de
cada conjunto documental citado na alínea anterior;
d) quantidade e
especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto
documental;
e) observações
complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais
campos.
III – rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do
titular da unidade/setor
responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de
Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no
âmbito do órgão ou entidade.
Art. 53. O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:
I – data da eliminação;
II – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação
relativa à publicação em periódico oficial;
III – nome do órgão
ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;IV
– nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
V – referência aos conjuntos
documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos,
anexa ao Termo;
VI – datas-limite dos
documentos eliminados;
VII – quantificação/mensuração
dos documentos eliminados;
VIII – nome da unidade orgânica
responsável pela eliminação;
IX – nome e assinatura do
titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
Art. 54. Os órgãos e entidades que pretendem proceder à eliminação de
documentos, deverão encaminhar solicitação à Comissão
Permanente de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo
encaminhamento das propostas ao Arquivo Público Municipal, deverão também
elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo
dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter necessariamente as seguintes
informações:
I – cabeçalho contendo:
a) nome do órgão ou entidade
que efetuará a eliminação;
b) título, número e ano do
edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificação da autoridade signatária do edital;
b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que
legitima a eliminação;
c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem
eliminados;
d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com
as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se
entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes
à publicação do edital, e
III – encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada na alínea ‘a’
do inciso II deste artigo.
Art. 55. Os editais para eliminação de
documentos deverão consignar ainda a possibilidade às partes interessadas de
requerem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças
de processos.
Art. 56. A eliminação de
documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação mecânica, ou outro meio
mais adequado, com a supervisão de servidor autorizado.
Art. 57. As atividades de avaliação
serão reservadas para execução direta pelos órgãos e entidades do Poder Público
Municipal, por ser atividade essencial da
gestão de documentos, de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação,
sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização do Arquivo
Público Municipal.
CAPÍTULO IV – DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 58. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 59. Nos
termos da legislação aplicável, fica autorizado a microfilmagem de
documentos arquivados, digitalização ou outras meios
de arquivo, sempre que conveniente.
§ 1º A
critério da autoridade competente, observados os ditames da legislação
aplicável, documentos
microfilmados poderão ser eliminados por método de
destruição mecânico ou outro processo adequado que assegure sua desintegração,
nos prazos previstos na tabela de temporalidade.
Art. 60. Sempre que necessário, havendo dotação consignada
para tanto, poderá a administração municipal contratar serviços especializados
para suporte técnico ao processo de arquivo e eliminação de documentos
públicos.
Art. 61. Esta Lei
entre em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário, especialmente a Lei n.º 4.264, de 15 de dezembro de 1999 e o Decreto
nº 270, de 07 de fevereiro de 2002.
PREFEITURA
MUNICIPAL DE JACAREÍ, 02 DE JUNHO DE 2011.
HAMILTON RIBEIRO MOTA
Prefeito Municipal
Publicada
no Boletim Oficial do Município nº. 746, de
03/06/2011.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal
de Jacareí.
AUTOR:
PREFEITO HAMILTON RIBEIRO MOTA.
ANEXO I
LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÓRGÃO/ENTIDADE
UNIDADE/SETOR ÓRGÃO/SETOR: ___________
LISTAGEM Nº:______________
FOLHA Nº:__________________
CÓDIGO OU UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Nº. DO ITEM ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE QUANT.
ESPECIFICAÇÃO OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA
LOCAL/DATA
________ ___/___/___
___________________________
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
LOCAL/DATA
_________, ___/___/___
__________________
PRESIDENTE DA
COMISSÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
LOCAL/DATA
___________, ___/___/___
AUTORIZO:
__________________________
AUTORIDADE DO ÓRGÃO A QUEM
COMPETE AUTORIZAR
ANEXO II
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do mês de
__________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a
Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos
e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo
(titular) do/da (indicar a instituição arquivística),
por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o)
no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou
do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de
documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados),
integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade
produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos
eliminados).
(nome da unidade orgânica
responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
ANEXO III
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CIÊNCIA DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº ______/____
O Presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, designado pelo Decreto nº _____, de
___/___/___, publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___,
de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo
(titular) do(a) (indicar a instituição arquivística),
por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa
interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses,
o número ordinal correspondente) dia subsequente a
data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver
oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação)
eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem
eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do
órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado,
poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias
de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação
e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos do(a) (indicar o órgão ou
entidade). (Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente
da Comissão Permanente de Avaliação)