A CÂMARA MUNICIPAL DE JACAREÍ aprova e a sua presidente, vereadora Lucimar Ponciano Luiz, promulga a seguinte Resolução:
Art. 1º Fica instituído o Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí, órgão vinculado à Secretaria Legislativa da Câmara, o qual terá suas ações norteadas pela legislação federal aplicável aos arquivos públicos, em especial as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
Art. 2º Compete ao Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí:
I – formular a política de gestão de documentos e coordenar a sua implantação no âmbito do Poder Legislativo Municipal;
II – estabelecer e divulgar diretrizes e normas de gestão e preservação de documentos;
III – garantir o acesso às informações e arquivos no âmbito da Câmara Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis;
IV – coordenar a elaboração e atualização de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal;
V – assegurar a gestão, preservação e controle dos documentos sob sua custódia;
VI – dar cumprimento aos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidades de Documentos, coordenar a eliminação daqueles desprovidos de valor e garantir a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo;
VII – autorizar as eliminações de documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Câmara, desprovidos de valor permanente, em conformidade com o artigo 9º da Lei Federal nº 8.159/1991;
VIII – propor programas de ação educativa, social e editorial destinados a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade e com vistas à recuperação da memória coletiva e às pesquisas sobre a história do Município a partir do acervo sob sua guarda;
IX – acompanhar e contribuir no desenvolvimento de programas de informatização na gestão de documentos digitais e na instalação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
Art. 3º Ao Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí ficam subordinados tecnicamente todos os arquivos e protocolos do Legislativo Municipal, sem prejuízo de sua subordinação administrativa, com o objetivo de:
I – assegurar a gestão sistêmica de documentos e informações, inclusive de documentos digitais;
II – agilizar o acesso aos documentos e informações;
III – assegurar a preservação de documentos que encerram valor histórico, probatório e informativo;
IV – promover a integração das atividades nos diversos setores da Câmara Municipal.
Art. 4º O Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí será representado por uma Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, grupo permanente e multidisciplinar, que será nomeada dentro do prazo de quinze (15) dias, com as seguintes atribuições:
I – orientar a identificação, avaliação e seleção de documentos, visando à elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos;
II – promover estudos e orientar a identificação e classificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção;
III - colaborar com os setores da Câmara no trabalho de avaliação e seleção da massa documental acumulada;
IV – coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e de recolhimento de documentos;
V – auxiliar a implementação da política de acesso à informação no âmbito da Câmara Municipal, nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
VI – atuar como instância consultiva, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a informações não atendidas ou indeferidas.
§ 1º A Comissão referida no caput deste artigo será assim composta:
I – dois representantes da Secretaria de Administração, sendo um deles do Setor de Tecnologia da Informação;
II – um representante da Secretaria de Assuntos Jurídicos;
III – um representante da Secretaria de Comunicação;
IV – um representante da Secretaria Legislativa;
V – pelo Promotor da Preservação do Patrimônio Histórico Legislativo; e
VI – pelo Chefe de Gabinete da Presidência.
§ 2º A Comissão será coordenada pelo Promotor da Preservação do Patrimônio Histórico Legislativo.
Art. 5º A eliminação de documentos públicos do Legislativo Municipal somente será realizada mediante autorização do Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí.
§ 1º Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados de acordo com o disposto na legislação vigente.
§ 2º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 6º O acesso público aos documentos do Arquivo Público do Poder Legislativo do Município de Jacareí, bem como os procedimentos de arquivo, remessa, destruição, entre outros que se fizerem necessários, serão regulamentados por Instrução Normativa a ser elaborada pela Comissão e publicada no Boletim Oficial do Município.
Art. 7º Ficará sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal quem contrariar o disposto nesta Resolução, na forma da legislação vigente.
Art. 8º As despesas decorrentes desta Resolução correrão por conta de dotações orçamentárias próprias.
Art. 9º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Câmara Municipal de Jacareí, 23 de Agosto de 2017.